إليك عدة طرق فعالة وقوية لإدارة وتنظيم الوقت :
راجع وقتك
أسهل طريقة لتتبع وقتك هي تنزيل تطبيق مثل Rescue Time أو Toggl أوmy app Calendar لتتبع كل ما تفعله لمدة أسبوع. يمكنك بعد ذلك الوصول إلى تقرير لمعرفة ما يسرق وقتك باستخدام هذه المعلومات يمكنك إجراء التعديلات المناسبة.
تعيين مهلة زمنية لكل مهمة
لقد وجدت أن وضع حد زمني لكل مهمة يمنعني من التشتت أو المماطلة. على سبيل المثال إذا كنت أرغب في كتابة مقال لمدونتي فأنا أمهل نفسي ساعتين. لذا إذا بدأت الساعة 8 صباحاً أحاول كتابتها بحلول الساعة 10 صباحاً. بطريقة ما تصبح هذه الطريقة بمثابة لعبة نظراً لأنني أقوم بالفصل بين المهام والأنشطة، إذا لم أكمل المهمة في الوقت المحدد فلا يزال بإمكاني العمل عليها دون تناول الطعام في الوقت المخصص لشيء آخر.
استخدم قائمة المهام، ولكن لا تتخلى عن المهام
“تتكون جميع الأهداف والمشاريع من أجزاء أصغر تحتاج إلى القيام بها من أجل تحقيق الهدف، أو إكمال المشروع. يقترح “ويليام ليبوفسكي” إنشاء قوائم مهام لكل هدف ومشروع، مع سرد جميع الخطوات التي يجب إنجازها. في الوقت نفسه ستحدث انقطاعات قد تمنعك من إكمال المهمة. ويوصي ويليام بأن “تحدد نقطة دائماً للعودة إلى هذه المهام وإكمالها بمجرد أن تكون قادراً على ذلك. قد يتطلب منك ذلك تحديد عدد المهام التي تعمل عليها في أي وقت”.
التخطيط للمستقبل
واحدة من أسوأ الأشياء التي يمكنك القيام بها هي الاستيقاظ بدون خطة لهذا اليوم، وبدلاً من التركيز على ما يجب فعله، تجول بلا هدف وتهتم بأشياء تافهة.
هذا هو السبب في أنه يجب عليك دائماً التخطيط مسبقاً باستخدام أحد هذه الخيارات:
الليلة السابقة: قبل مغادرة العمل اليوم، اقضِ آخر 15 دقيقة في تنظيم مكتبك وتجميع قائمة بأهم العناصر غداً.
أول شيء في الصباح: خلال روتينك الصباحي، اكتب 3 أو 4 من أكثر الأشياء إلحاحاً وأهمية التي يجب القيام بها اليوم، واعمل على أن يكون اختيارك للأشياء الأكثر أهميةً وقم بالانتهاء منهم عندما تكون في أفضل حالاتك.
تغيير الجدول الزمني الخاص بك
إذا كنت تقرأ هذه المقالة، فمن الواضح أنك ترغب في اكتشاف بعض طرق إدارة الوقت المفيدة، ويسعدني جداً مساعدتك في الحصول عليها. ولكن، إذا كنت تواجه صعوبة في إدارة الوقت، فقد يكون الحل بسيطاً مثل تغيير جدولك الزمني.
على سبيل المثال ، بدلاً من النوم حتى الساعة 6:30 صباحاً، استيقظ قبلها بساعة. أنا شخصياً أجد توقيت الـ 5:15 صباحاً أكثر الأوقات إنتاجية في اليوم لأنه يمنحني وقتاً لممارسة الرياضة والتخطيط ليومي ومراجعة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي وحتى العمل في مشاريع جانبية دون إزعاج.
ضع في اعتبارك أيضاً الاستيقاظ مبكراً في عطلات نهاية الأسبوع وربما تقليل كمية مشاهدة التلفزيون.
اترك فاصلاً بين المهام والاجتماعات
القفز على الفور من مهمة أو اجتماع إلى آخر قد يبدو استخداماً جيداً لوقتك، ولكن في الواقع له تأثير معاكس. نحتاج إلى وقت لتصفية عقولنا وإعادة شحن طاقتنا من خلال المشي أو التأمل أو مجرد التفكير في أحلام اليقظة. يمكن للدماغ البشري التركيز فقط لمدة 90 دقيقة في المرة الواحدة بدون الحصول على فاصل، يكون من الصعب الحفاظ على تركيزك وتحفيزك. جدولة وقتك يمكنها أن تمنعك من التأخر لاجتماعاتك. الحصول علي 25 دقيقة كفاصل بين المهام والاجتماعات يُعد مقداراً جيداً.
كن منظماً وركز علي مهمة واحدة
أنشئ مأوى ومكاناً محدداً لكل شيء وتأكد من إعادة العناصر إلى حيث تنتمي. وفي نهاية اليوم، قم بتنظيف مكان عملك وقم بعمل نظام لإدارة المستندات.
ركز على إتمام مهمة واحدة. يذكر معظم الناس أن تعدد المهام هو المتهم الرئيسي في وضع الأشياء في غير موضعها.
توقف عن التفكير في جعل كل شيء كاملا
عندما تكون منشداً للكمال، لن يكون هناك شيء جيد بما يكفي، هذا يعني أنك ستستمر في العودة إلى نفس المهمة مراراً وتكراراً. إلى أي مدى تعتقد أن يومك سيكون منتجاً؟ لذا، توقف عن التفكير في الكمال. لانه لا وجود له. ابذل قصارى جهدك وامضِ قدماً.
فقط قل “لا”
أعلم أنك لا تريد أن تزعج أي شخص. ولكنك لديك العديد من المهام، إذا كان عليك بالفعل القيام ببعض المهام ولم تنته منها، فعليك رفض دعوة العشاء أو مساعدة زملائك في المشروع حتى يكون لديك وقت فراغ.
